精品******** 有限公司文件编号LT/LC001 -2013文件管理流程修改状态：0版本号:A页码：1/61、目的对本公司所有文件进行控制，确保各部门所使用的文件均为有效版本2、范围适用于本公司所有文件的控制3、职责3.1 行政部为文件控制的归口管理部门，负责公司文件、国家法律法规、技术标准的标识、发放、归档管理3.2 总经理负责各项流程、标准、操作规范、技术工艺、制度等文件的批准、发布及修改的审批；3.3 生产厂长负责工艺文件、产品标准、检验规范、操作规程等作业指导文件的审核；3.4 各职能部门负责本部门文件（含外来文件）的实施、管理控制，保证只能使用有效文件4、文件的分类及定义：4.1 受控文件：需要对文件的编制、审核、批准、分发、更改、回收等进行控制的文件，其封 面文档有红色“受控”标识对需更改的受控文件更改后应对原文件进行收回，作销毁处理或 加盖“作废”标识4.2 非受控文件：非受控文件不再使用时，该类文件具封面或页面上无“受控”印章标识，文 件更改不必通知文件持有者4.3 流程文件：指导员工如何进行和完成工作内容的文件 （如：采购管理流程、文件管理流程、不合格品管理流程等涉及多个部门的流程性文件。
4.4 外来文件：指来源于公司外部的与公司有关的文件如：法律、法规、标准、行业规范、 客户要求等 4.5 作业指导文件：要求、说明、规范、工艺或产品标准、指南等详细说明特定作业是如何有效运作的文件如：各工序的操作规程和各工序的作业指导书4.6 其它管理制度：制度、规定、岗位说明书等5、工作流程：5.1 文件的分类及编号流程性文件： 分类编号：LT/LC;作业指导文件:分类编号：LT/ZD ;标准类文件:分类编号：LT/BZ ;其它类（管理制度）：分类编号：LT/QT;******** 有限公司文件编号： LT/LC001 —2013文件管理流程修改状态：0版本号：A页码：2/6记录、表格:分类编号：LT/JB;- 可编辑 -公司红头文件按照年度及顺序号进行编号外来文件依据外来自有编号存档5.2 部门代号（受控号）：A—龙腾公司B—营销中心C —行政中心D —技术中心E—采购部；F—财务部；A0一董事长B0 —营销部C0 —行政部D0 —技术部A1 —总经理 A3—安委会;B1 -客服部;C1 —人力资源部；D1 —质保部；G—生产中心G1—生产车间 G2—仓库精品5.3 文件的编写和审批:(1)公司规划由总经理提出，行政部起草，高层管理例会审核，董事长批准。
2)各类流程、标准、工艺、规程、方法、制度由文件所属部门编写，部门最高领导审核， 总经理批准3)各部门内部文件由各部门负责编写，部门主管审核，部门最高领导批准4)外来文件由行政部负责发放，对于个人的信件、信函不留存档，其它文件(如：法律、 法规、标准、行业规范、客户要求等文件)由行政部确定发放范围，并加印受控章、标识部门 编号后予以发放至对应部门5)公司所有文件(除部门内部的非受控文件外)必须由行政部统一发放、归档管理5.4 文件的编号、登记、标识和编目：5.4.1 编号规定：流程性文件：******** 有限公司文件编号： LT/LC001 -2013文件管理流程修改状态：0版本号:A页码：3/6记录、表格:精品作业指导文件:LT / ZD 日标准类文件:其它类（管理制度）文件:部门代码记录、表格企业代号日 QSr-S DOE顺序号部门代码作业指导书、检验规范LT / BZ- DS企业代号顺序号部门代码标准类文件企业代号LT / QT B日口 」’厅部门代码其它类文件企业代号******** 有限公司文件编号： LT/LC001 —2013文件管理流程修改状态：0版本号:A页码：4/6外来文件按其原编号或名称作为分类编号 公司红头文件编号德龙字[□□□]BD□日产件顺序号年代号5.4.2 发放和登记：文件和资料正本由行政部存档，由关副本应严格按文件要求发放范围和数量，填写《文件 发放登记表》，复印后发放至相关部门，相关部门收到文件后在《文件发放登记表》上签字。
受 控文件由相关部门确定发放范围，由行政部统一发放记录、表格类文件由表格使用部门负责存档和保管，受控的表格文件必须将文件样本、 编号和名称报行政部，由行政部负责编制公司所有受控表格文件的目录， 将表格样本进行存档， 并每月对各部门的保存情况进行检查各部门的受控文件必须附有受控文件目录表5.4.3 标识：文件分为“受控”和“非受控”两类a）受控文件的标识流程类文件、作业指导类文件、标准类文件、记录、表格、订单、合同、客户档案为受控 文件，其它管理制度根据其内容，涉及公司机密信息的设为受控文件， 一般性制度可为非受控 文件受控文件由行政部负责加盖红色“受控”印章（记录、表格、订单、合同、客户档案为 便于管理可不加盖受控印章，但使用部门必须确保文件的安全，防止泄密） ，每份文件均标注部门代号发放到各个部门的受控文件严禁丢失，文件作废后要及时配合行政部收回b）非受控文件不加盖标识章5.4.4 所有受控的内部文件、外来标准、法律法规，必须编制《受控文件目录表》 5.5 文件的作废、回收和处理:作废的文件由起草部门填写《文件作废申请表》，经总经理批准后，由行政部按原发放范围收回后加盖“作废” 印章，进行统一销毁，销毁时，必须由 2人以上人员共同销毁，监销 人员必须在《文件销毁记录表》上签字。
如需作资料保留的 ，加盖“作废留存” 印章后进行分 类存档作废留存文件由行政部负责存档，并附《作废留存文件目录》 5.6 持有受控文件的人员，因工作调动或其它原因离开原工作岗位，加将受控文件交回本部******** 有限公司文件编号LT/LC001 —2013文件管理流程修改状态：0版本号：A页码：5/65.7 文件的修改：5.7.1 受控文件修改由编制人填写《文件更改申请单》，按以下方式经领导批准后，由行政 部持《文件更改申请单》按发放范围进行修改或更换新页a）流程类文件由根据公司发展或需要，任何人均可提出修改意见 ，高层例会审议通过后，由总经理批准b）其它文件的修改，由部门提出修改意见，部门最高领导审核，总经理批准c）由公司领导指定部门进行修改时，原文件审批部门提供有关的背景材料5.7.2 文件一般以换页或换版的形式进行修改a）换页:当一页中出现更改内容时，应换页在修改状态栏中标识1、2……表示修改次数b）文件经过原则性、大幅度修改或整体结构发生变化后，应换版在版本号中标识A、B、C•… 表示版次5.8 文件的使用和保护：5.8.1 当使用的文件破损严重影响使用时，列到原发文部门办理更换手续，交回破损文件，换取 新文件。
新文件仍沿用原发放号码，旧文件交行政部销毁5.8.2 当文件使用人因所持的文件丢失需要补发和再复印的 ,填写《文件复印/补发申请单》由文件使用部门领导审核，根据文件的不同分别由以下领导进行批准：a）公司合同、客户档案、操作规程、工艺、质量标准由总经理审核，董事长批准b）流程类文件由编写部门领导审核，总经理批准c）各部门文件由文件编写部门主管审核，部门最高领导批准需要补发的文件必须在文件上编制发放号（在原文件编号后标注一 01、02……表示新发放次数），同时注明丢失文件的发放号作废5.9 文件的复印和借阅：5.9.1 受控文件的复印由需求部门根据需要提出申请，根据5.8.2批准权限经批准后，刘行政部 复印，并填写《文件发放登记表》5.9.2 文件的借阅必须填写《文件借阅申请表》，并注明归还时间，经部门最高领导审核，行 政部最高领导批准后方可借阅5.10 媒体形式文件的管理：5.10.1 光盘、移动硬盘类文件存档要以不干胶标记标识，并做好文件目录，文件的打印、复印必须按照本控制程序执行5.10.2 当文件发生修改时，应对呈媒体形式保存的文件同时进行修改 有限公司文件编号： LT/LC001 —2013文件管理流程修改状态：0版本号:A页码：6/6- 可编辑 -6 、本流程相关的记录文件及保存时限编号文件名称保存期限6.16.26.36.46.56.66.76.8LT/JBC0-001LT/JBC0-002LT/JBC0-003LT/JBC0-004LT/JBC0-005LT/JBC0-006LT/JBC0-007LT/JBC0-008受控文件目录表文件发放登记表文件更改申请单文件复印 / 补发申请单文件作废申请表文件销毁记录表文件借阅申请表作废留存文件目录长期长期长期长期。
