档案管理规定 3 篇第一条为了加强公司人事档案管理，使之逐步实现科学化、制度化、系统化的要求，参照国家和上级主管部门有关档案管理的规定，结合公司的实际情况，特制定本规则第二条档案管理的种类 ; 根据国家的规定要求和劳动人事管理的特点，将劳动人事工作形成的诸多材料整理分成三大类：职工个人档案、专业技术档案、文书资料档案第五条文书资料档案主要由记载公司劳动人事管理活动的主要过程原始材料、各项重要而且常用的劳动人事政策规定的目录或摘要、劳动人事系统各岗位在工作中产生的各类正式文书、各种劳动人事统计报表和有关信息资料构成第六条档案管理的内容一、档案的建立1. 职工个人档案，凡是新进公司的职工，劳动人事部门应按规定内容为其建立个人档案，并按公司档案管理规范统一整理分类、编号2. 专业技术人员档案，对专业技术职称 （ 职务 ）评聘管理部门或岗 位提供的职称 （ 职务 ） 评聘的有关资料，按规定要求进行分类、整理、编号、归档3. 文书资料档案对文书管理提供的各类文书资料，按设计要求进行分类、整理、汇编成册、编号归档三、档案的查询、借阅：档案查询、借阅管理的内容主要根据上级有关规定或公司的管理需要制定查询、借阅档案规定，对档案的查阅、借阅实施管理。
四、档案的传递：档案的传递主要指职工个人档案和专业技术人员档案传递到流向单位第七条档案管理的标准一、职工个人档案1、符合国家和上级主管部门规定的档案管理要求2、能够及时、准确、完整的提供反映公司专业技术职称 （ 职务 ）评聘情况二、文书资料档案1、能够及时、准确地提供劳动人事管理方面的文书资料 .2、能够及时提供劳动人事管理方面的政策规定的文号、文件、标题或摘要第八条档案的内部管理制度一、凡新聘职工个人档案应在报到后的一个月内完成二、专业技术人员档案的建立，应在专业技术职称 （ 职务 ） 评聘管理部门或岗位移交有关材料后的一个月内完成三、文书资料档案的建立，首先由文书管理岗位每年二月前将上年度的文书资料交档案管理岗位，然后由档案管理岗位在接到后 30 天内完成整理、分类、编号、装订、编目、摘录、输入电脑等工作四、应在有关岗位提供变更内容后的一个月内，对档案的有关内容进行增删、修正五、档案的查询、借阅必须按有关规定执行六、每年 4 月前对公司的档案管理工作进行一次检查七、文书资料档案的分类、目录编排、编号由公司行政人事部统一确定八、档案管理岗位应及时为公司各方面提供档案资料查询第九条人事档案查阅、借阅一、查阅档案的范围2. 与他人案件有密切关系，而该人已经死亡或因病不能口述和书写，无法直接提供情况以及其他特殊原因，必须查阅其档案取得证明材料的 ;3. 因某种特殊情况需要查阅本人档案的 ;4. 编写公司史、地方志、撰写人物传记等，一般不得查阅干部档案，可直接向干部本人采访。
如该干部已经死亡或年迈丧失记忆，有病不能口述、书写，可酌情提供其履历和自传材料给予查阅二、借用档案的范围1. 领导因审批职务任免、出国、晋升和享受待遇考察了解等需要借用有关人员的档案 ;2. 商调职工需要，将档案寄送接受部门 （ 分支机构 ） 审查 ;3. 本部门有关领导因对于政治审查、考察、考核需要详尽研究而暂时借用四、查阅、借用档案办理程序1. 借阅经理级以上干部档案欲申请人填写《查阅、借用档案审批表》，经借阅档单位盖章和负责人签字，报公司领导审批 ;2. 借阅经理级以下人员的档案，经申请人所在部门领导批准，行政人事部审核，方可调出档案1. 查阅档案的人员，必须携带本人工作证、身份证，在查阅时不准边阅边议档案内容，更不准向无关人员泄露档案内容2. 查阅档案时不得涂改、拆散、抽出、增添、圈划、污损 ;3. 未经批准，不得复印档案材料，摘抄复制的材料应办理登记手续并负责保管好，不得给无关人员阅看，用完必须自行销毁 ;4. 查阅档案需到档案室进行，原则上不得带走 ; 特殊情况需借出的，必须在当日归还5. 借用的档案，必须保证绝对安全，要严格保密，妥善保存，不准转借，不准交无关人员和本人翻阅，用完及时归还。
第二条集团公司员工档案实行分级管理由集团公司人力资源中心引进的员工的档案一律由集团人力资源中心统一管理一）原始档案：员工入司时随转的人事档案材料，员工转正后调入公司管理二）新建档案：员工入司以后的任职情况、培训情况、工资调整、学历、职称变化、历年考核等情况及员工基本情况复印件备查材料经集团人力资源中心授权自行招聘的各分 （ 子）公司引进的员工的档案由各分 （ 子） 公司人资科管理第三条人事档案由各公司、部门总经理分管或指导，该公司、部门人事负责人具体负责操作和管理，并对档案的完整性、真实性和准确性负责集团公司人力资源中心全权负责对各公司、部门人事档案的监督考核二、人事档案的建立由人力资源部门直接形成的材料：（二）职务任免申请表、行政职务任免材料、晋升技术职称 （学位 等） 审批材料三）工资调整审批表四）鉴定书、鉴定表以及其它各种鉴定材料五）考核、考勤或其它类材料六）有关培训学习经历及成绩、学历情况等材料八）有关接收、调配、解聘等情况记录材料通过其它渠道形成的材料：（一）各类组织成员或代表以及各种先进模范或受奖励材料二）参加各级人大或各类协会代表大会材料四） 出国审批表及在外期间鉴定材料。
五）参加公司组织的各类体检材料、工伤证明材料六）在原工作单位形成的有关档案材料七）在部队或学校等机关单位形成的有关档案材料八）重要的社会关系、亲属关系的记录材料九）对违纪、违法事件的申诉、申报以及处理情况记录等第五条人事档案归档材料要求归档材料应具备的条件：（二）材料必须以个人为对象对反映多人有关情况的材料，应当分别制成以个人为单位或反映本人情况的材料，方可归入个人档案三）凡归档材料必须具有凭证性标记，如个人签字或加盖个人印章、单位公章等 ; 对属于归档范围但手续不完备的材料，应先将手续补齐，并在办理完备后再行归档五）档案内容应当完整，对头尾不清、来源时间不明的材料，要尽可能查清注明 ; 涉及个人重大问题的材料，如需查清，应转交相关部门处理后，方能归档确定材料能否归档时，应针对具体问题具体分析，不能一概而论 ; 同时，还应对档案中应当具备而缺少的材料予以登记，并有计划地进行收集补充应妥善处理不应归档的材料：（二）接收单位清点核对后，应按程序办理接收手续四）对不直接退还本人的材料，可经批准后给予销毁，并应对其本人说明五）销毁人事档案履行一定审批手续，任何个人都不得擅自销毁第六条人事档案的整理要求：（一）应遵循完整、真实、精练、实用的原则。
二）应做到认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐三）人事档案的保管范围与人员管理应相一致四）材料增减时应进行重新整理五）人事档案原件作为正本，对于机密性较高的人事档案，可根据工作需要和人员管理情况建立副本第七条人事档案的建立（一）集团公司总部新进员工由人力资源中心按要求收集整理求职人员原始求职材料，并对于员工在岗位工作期间形成的各类档案资料须及时予以补充完善二）集团公司人力资源中心授权自行招聘的各分 （子）公司直接按人事档案建档要求，经该公司人事负责人审核后建立并逐步完善各员工的人事档案分 （ 子） 公司人资科于每月的 5 日前将员工电子文档花名册上报集团人力资源中心3） 员工所在部门人事助理建立本部门员工基础档案，并对员工在职期间相关个人信息资料 （身份证号、联系方式、家庭住址、户籍地、学历、职称、岗位 ）的变更情况的记录于每月 5 日前以电子文档上报集团人力资源中心第八条人事档案的编号（一）人事档案编号构成：档案代码 +四位数字，按顺序编号二）各分 （子）公司、部门人事档案代码取正式名称前三个字的汉语拼音第一个字母 （大写 ） ，如采购管理中心，其人事档案编号为CGG三） 员工辞职后的档案编号继续保留，不重复使用。
4） 同一部门员工的档案要求放在一起，每 10名员工的人事档案存放在同一个档案袋内，调动或辞职抽出后不添加新的员工档案，若档案袋中员工档案已抽完，此空档案袋继续保留抽出档案后应该在档案袋上予以标明第九条人事档案建立的具体程序（一）集团人力资源中心以及各分 （子）公司人事部门对材料进行鉴别，看其是否符合归档的要求二）按照材料的属性、内容确定其归档的具体顺序 三 ）） 在档案袋目录上登记材料名称及其相关的内容四）将新的材料存入档案第十条员工在职期间形成的培训、奖惩 （ 考核 ） 、晋升等材料的收集、整理与归档一）大学生、聘用人员、科级 （含 ） 以上管理人员在职期间所形成的新档案材料，由所在公司、部门每半年整理一次，后备管理干部的材料由其所在公司、部门每月收集整理一次，统一交集团公司人力资源中心存档二）其他员工在职期间所形成的培训、奖惩考核、晋升等人员在职期间所形成的新档案材料由所在公司、部门按季度定期收集、整理，并要求归档三、人事档案的转递第十一条人事档案转递的具体程序（一）人事负责人依据人力资源调配通知单或调令取出应转走的员工档案材料二）在档案袋的人员编号及姓名后注明抽出的时间、原因 （调动、辞职辞退和开除、自离、晋升等 ） 及转入地点。
三）填写《人事档案转递通知单》四）将《人事档案转递通知单》放入员工档案一起，并将档案袋密封后转往相应公司、部门五）收档公司、部门在收到档案，核对无误后，必须在《人事档案转递通知单》的回执单上签字盖章，且及时反馈到转出公司、部门第十二条人事档案材料在转递过程中要严格执行保密制度，按要求装袋密封交接，并在封口处加盖公章，且不能由员工本人带走，携带人员严禁私自拆封偷阅档案第十三条员工晋升科级 （ 含 ） 以上级别，转正后一月内由所在公司、部门按转档程序和要求将档案提交集团公司人力资源中心 ; 科级管理干部被免职后，其档案材料由集团公司人力资源中心按照转档程序和要求转往相应公司、部门第十四条员工离职后由其所在公司、部门一月之内将其档案抽出，装订成册存档，并妥善保管二年销毁时须填写《档案销毁申请单》，经集团公司人力资源中心核准后予以销毁四、人事档案的查询、借阅第十五条档案查询和借阅应按程序办理（一）档案的查询应先申请，说明查询的对象、理由和范围，所在公司、部门人事负责人批准后，方可登记查阅不得随意让人查阅员工档案二）外借员工档案须经所在公司、部门总经理批准，并办理借档登记最长借阅期限为一星期若需延长，需办理续借手续。
四）人力资源中心或各公司、部门内部查阅、借档和出具证明也应按照程序进行五、人事档案的保管第十六条人事档案保管必须严格遵守保密的原则第十七条人事档案管理必须由专人负责，定期检查核对，确保档案完整、准确第十八条人事档案存放必须配备专门设备，不得与其它档案混放一起第十九条人事档案存放应做到安全、保密、防火、防潮、防盗第二十条任何人不得擅自将人事档案材料带到公共场合第二十一条凡出现以下情况，将根据情节轻重分别扣除所在公司、部门人事负责人绩效奖金 20-50 元/ 次：（一）人事档案不全的二）档案交接不清致使员工档案丢失的三）不遵守人事档案保密制度的四）不履行正当手续将人事档案带出档案保管场所的五）不按规定销毁人事档案的一、目的为了更有效的的员工人事档案进行妥善管理，有效的保守机密 ; 同时为了维护人事档案的完整，防止材料损坏，便于高效、有序的利用档案资料，特制定本管理办法二、档案管理内容3、绩效管理档案：将员工绩效考核相关资料按月归类整理4、员工离职档案：员工离岗包括员工与公司解除 （ 终止 ） 劳动关系，死亡等情形三、档案相关规定1、基础管理1.1 原则：分类标准、归档及时、排列有序、层次清楚、整理规 范。
1.2 员工入职前 , 人力资源部对人事档案的真实性、有效性进行核查，如有虚假，可不予录用和解聘处理1.3 对人事档案按入职时间分类归档，按在职人员、离职人员进行整理，并及时登记于《入职员工人事档案登记》 （ 见附件一 ） 《离职员工人事档案登记》，并在档案前页填写各种人事资料的名称及对档案进行编号，人事档案原则上是永久保存1.4 当在职员工的基本资料有变动时 （ 如学历变动、身份证号码变动、个人技术职称变动、婚姻情况变动等 ） ，应及时将相关资料复印件交人力资源部归档，原件当场查验1.5 调动和录用入公司的员工，应在办理手续前调阅档案在其报到新岗位前，对调入或新建立的档案都应登记1.6 对员工进行考察、考核、培训、奖惩形成的材料要及时收集、整理保持档案的完整性，归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实、文字清楚、手续齐备材料须经审批盖章和本人签字的，应在盖章、签字后归档1.7 员工离职档案每月清查，另外存档，档案保存原则上三年后方可销毁 （ 高管及核心人员保留该员工离岗 8 年止 ） 1.8 人力资源部档案员要注意档案管理环境的清洁、整洁1.9 档案应分类编号存放，一个员工一个编号，防止重名重姓员工档案交叉，制电子目录，以便查阅。
2、档案的查、借阅2.1 档案分为保密与非保密，保密档案禁止查阅，只能在档案室阅览，不得外借 ; 非保密级档案因工作需要查、借阅，须填写《查、借阅人事档案单》 （附件三 ） ，经过行政人力资源部经理批准后方可查、借阅2.2 任何单位一般不得垮部门查、借阅人事档案，下级员工不得查、借阅上级员工的人事档案2.3 公司级领导、行政人力资源部可直接查、借阅员工人事档案2.4 所有经过批准后借阅的人事档案需在三天内归还人力资源部（ 除特殊情况可延长 ） ，对借阅后到期未归还者、归还损坏、私自复印档案者、遗失者依照公司档案管理的相关规定处理2.5 人力资源部做好查、借阅登记，并在《人事档案借阅登记本》 签字登记3、查、借阅档案注意事项3.1 不得涂改、圈划、抽取、撤换、损坏档案材料3.2 不得擅自复印、拍摄档案内容，如有工作需要从档案中取证 须经行政人力资源部经理同意3.3 查、借阅者不得擅自泄露档案内容，违反者视情节严重，予以惩处4、档案的销毁4.1 公司任何个人和部门非经同意不得销毁员工档案资料4.2 某些档案到了销毁期时，由人力资源部填写《公司员工人事档案销毁审批登记》，经行政人力资源部经理批准后销毁。
4.3 经批准销毁的人事档案，人力资源部须认真核对，将批准的《公司员工人事档案销毁登记》和将要销毁的人事档案做好登记并归档，登记表永久保存四、制定、修订、废除与实施本管理办法经行政人力资源部经理批准后，由人力资源部实施， 修订和废止亦同第一条目的：为了档案材料有效使用，档案保管科学有序，特制定本制度第二条人事档案保管制度原则1、保密原则 ;2、保护人事档案材料完整，防止材料损坏3、及时补充入档材料，保证档案材料的连续性、完整性 ;4、合理有效的使用档案，使其发挥作用第三条人事档案保密1、人事档案设立专人负责保管，责任到人，并齐备必要的存档设备 ;2、人力资源部在使用或补充各种档案时应遵守保密制度，禁止无关人员对资料的接触3、任何人包括公司领导在内，无特殊原因，不得随意查调个人档案4、查阅档案时由人力资源部专人监督，保证档案不被破坏与丢失5、不得擅自将人事档案材料带到公共场合第四条档案接收：1、检查转来的档案手续是否齐全符合规定 ;2、在档案底账上注明接收档案 ;3、填写《回执单》，退回原单位 ;4、把档案放置档案室内保存，并编号登记第五条档案转出1、取出要转走的档案 ;2、在档案底账上注销 ;3、填写《转递人事档案材料的通知单》 ;4、最后按发文要求包装密封 ;5、接收档案单位将收到档案的回执退回。
第六条档案保护1、档案室备有必要的防火、防潮器材 ;2、档案室保持清洁，不准存放无关物品 ;3、无关人员不得进入档案室 ;4、离开时关灯、关窗、锁门保证安全第七条新形成的档案材料应及时归档，并按以下流程进行操作1、对材料进行鉴别是否符合归档要求 ;2、按材料分类确定其相应位置补填档案目录 ;3、将材料放入档案内第八条检查核对检查核对是保证人事档案完整安全的重要手段一般要定期进行核查，核查的内容是多方面的既包括对人事档案材料本身进行检查，如查看是否完整或有无霉烂、虫蛀等 ; 也包括对档案保管的环境检查第九条统计汇报1、人事档案数量 ;2、人事档案材料收集补充情况 ;3、人事档案整理情况 ;4、人事档案保管情况 ;5、人事档案使用情况 ;6、档案室设备第十条人事档案的使用权限1、法制部门调查2、员工本人入党、出国等3、档案管理员对档案的维护4、公司因调查需要调用档案第十一条人事档案使用方式1、借出使用：法制部门查案调档或其它特殊情况2、出具证明材料：一般是入党、提升、招工、出国等3、在档案室查阅：防止泄密和丢失第十二条档案查阅手续1、由申请查阅者写出查档报告，在报告中写明查阅对象、目的、理由、查阅人的概况等情况。
2、其次，查阅单位 （ 部门 ）盖章，负责人签字3、最后，由人事档案管理部门审核批准进行查阅第十三条外借手续1、在附合查阅手续的基础上，进行借档登记2、有关单位开具介绍信，说明要求出具证明材料的理由，并盖公章3、人力资源部按照有关规定，结合使用者的要求，提供证明材料4、证明材料由人力资源部审阅，盖章，登记、发出第十四条离职员工限期在一个月内将档案手续办理完毕，如不办理，人力资源部将于离职下月起开始收取档案保管费，标准为每月 20 元第十五条行第十六条本制度经公司总经理办公会讨论通过，自颁布之日起执本制度解 释权在人力资源部。
