办公自动化综合实训报告系 别 电子信息工程系 专 业 计算机应用技术 班 级 现 教 三 班 姓 名 后 民 春 指导老师 孙 俪 山 完成时间 2012-10-12 1办公自动化综合实训报告实训成绩评定表学生姓名后民春学号1002051014019专业计算机应用技术班级10级计算机应用技术大专班实训项目办公自动化实训一实训二实训三实训四公文制作论文排版办公任务excelppt指导教师意见：综合成绩：教师（签名）2012.年 11月 5 日教研室主任（签名）2012.年 11月 5 日 绪言办公自动化是近年随着计算机科学发展而提出来的新概念，至今还没有一个统一，公认的确切定义一般地说，办公自动化简称OA (Office Automation)，是指利用先进的科学技术，尽可能充分地利用信息资源，提高生产、工作率和质量，辅助决策，求取更好的经济效益它的基本特征是采用计算机文字处理技术生产、存储各种文档，使用复印机、传真机或计算机网络等其他先进设备复制、传递文档一般来说，一个较完整的办公自动化系统，应当包括信息采集、信息加工、信息转输、信息保存四个环节。
办公自动化一般可分为三个层次：事务型、管理型、决策型事务型为基础层，包括文字处理、个人日程管理、行文管理、邮件处理、人事管理、资源管理，以及其他有关机关行政事务处理等等；管理型为中间层，它包含事务型，管理型系统是支持各种办公事务处理活动的办公系统与支持管理控制活动的管理信息系统相结合的办公系统；决策型为最高层，它以事务型和管理型办公系统的大量数据为基础，同时又以其自有的决策模型为支持，决策层办公系统是上述系统的再结合，具有决策或辅助决策功能的最高级系统在现代社会，计算机已经成为现代社会多元化的潮流，它已经深入到日常工作和生活的方方面面，文字处理、信息管理、辅助设计、图形图像处理、教育培训以及游戏娱乐等作为未来的办公室工作人员更是离不开计算机，我们必须掌握好计算机的功能和操作，使我们在步入社会后能迅速适应工作，顺利参与各行各业的竞争，我系特安排了办公自动化综合实训通过理论联系实际，巩固所学的知识，提高处理实际问题的能力，为自己以后在工作单位的实际应用做准备目 录实训题目1 《行政公文》 51.1实训目的 51.2实训项目 51.3实训过程 51.3.1项目意义 51.3.2项目规划 51.3.3基本概念和操作 51.3.4项目步骤 71.4项目总结 8实训题目2 《word长文档排版》 82.1实训目的 82.2实训项目 8《word长文档排版》 82.3实训过程 82.3.1项目意义 82.3.2项目规划 82.3.3基本概念和操作 92.3.4项目步骤 92.4项目总结 10实训题目3 Excel数据分析与汇总 103.1实训目的 103.2实训项目 10Excel数据分析与汇总 103.3实训过程 103.3.1项目意义 103.3.2项目规划 113.3.3基本问题 113.3.4项目步骤 12步骤： 12Excel数据分析与汇总我主要根据老师的要求，对七张表分别根据不同的要求来完成表所需要的要求。
123.4项目总结 12Excel表在不是很熟的条件下做起来是比较难的，电信系学生花名册、学生花名册、武威职业学院奖学金发放表是比较容易的，而工资管理系统的分析是比较难的，我没有做成，还需在加强一步 12实训题目4 公司财务分析报告 124.1实训目的 12公司财务分析报告 124.3实训过程 124.3.1项目意义 124.3.2项目规划 124.3.3基本概念 134.3.4项目步骤 13实训题目1 《行政公文》1.1实训目的1. 学会word文字格式、段落格式，页面格式排版、图形、图片对象的处理、文档模板的创建与应用，文档保护方法，文档打印与装订的方法2．了解行政公文的一般结构，知道行政公文的格式要求，根据素材制作一份规范的行政公文3. 学会搜集整理资料的方法，提高综合分析能力1.2实训项目 《行政公文》1.3实训过程1.3.1项目意义 通过对《行政公文》制作，知道公文的一般结构和格式要求，会使用word的各项技术制作出符合公文标准要求的一份公文，从而学会利用word技术进行word综合排版的方法与技巧1.3.2项目规划1．查看教师下发的行政公文文字素材，了解基本内容。
2．查看教师下发的标准公文样稿，了解公文基本结构3．查找标准的行政公文格式要求4．学习（熟悉）公文制作中各项word技术5．根据素材和要求制作公文6．将公文保存为模板以便日后应用7．公文的机密等级高时对公文文档进行保护1.3.3基本概念和操作1．行政公文的一般结构有哪些，各部分的要求是什么？ 答：行政公文一般包括：文头（发文机关标识）、发文字号、签发人、红色反线、标题、主送机关、正文、附件、成文时间、署名和印章、附注、主题词、抄送机关、印发机关和印发时间 各部分的要求：公文用纸可采用16开型（宽184mm×长260mm），也可采用国际标准A4型（宽210mm×长297mm）国家机关公文用纸的采用A4型纸采用A4型纸的页边和版心尺寸为：天头（上白边）为：37mm±1mm”，订口（左白边）为：28mm±1mm，地脚（下白边）为：35mm±1mm”，翻口（右白边）为：25mm±1mm”，版心尺寸为：156mm×225mm（不含页码）”正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字公文的装订要求左侧装订，订位为两钉订眼距书心上下各1／4处，允许误差±4mm.钉锯与书脊间的距离为3mm～5mm，一般为4mm。
公文的页码标识，要求用4号半角阿拉伯数字，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm.单页码居右空1字，双页码居左空1字，空白页和空白页以后的页不标页码双面印刷页码居外侧，单面印刷页码居右侧，均以“－1－”的形式出现发文机关标识原则上应使用宋体字或黑变体字和红色标识，字号以醒目美观为原则由发文机关酌定，推荐使用高22mm×宽15mm字体上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为上行文80mm，下行文35mm.发文字号由发文机关代字、年份和序号组成发文字号一般在发文机关标识下空2行处，用3号仿宋体字标注并居中排布（不与签发人时）机关代字应当反映发文机关或部门的性质，不可有几种写法年份、序号用阿拉伯数字标识签发人：上报的公文需标识签发人姓名，签发人姓名平行排列于发文字号右侧发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字：“签发人”用3号仿宋体字，“签发人”后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名红色反线一般标印在发文字号之下4mm处，其长度与版心等宽（即16开110mm-145mm,A4在156mm左右）需要注意的是，党委的可在红色反线中间标★，政府序列不标★标题由发文机关名称、公文主题和文种组成。
一般都要写全公文标题一般标识在红色反线下空2行处，用2号宋体字居中排布有两个发文机关的机关名称可横排也可纵排，纵排要上下对齐主送机关是指公文的主要接收机关，应当使用全称或者规范化简称、统称主送机关一般在标题下空1行、左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格，最后一个主送机关名称后标全角冒号正文用3号仿宋体字，每自然段左空2字；数字、年份不能回行附件：公文如有附件，应在正文下空一行左空2字的位置用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称成文时间以负责人签发和会议通过的时间为准，不能以文件起草时间为准行政机关公文《标准》规定公文成文时间应用汉字将年、月、日标全，“○”不能写为“零”，一般置于正文右下方中国共产党机关公文未明确，根据惯例一般用数字标全成文日期具体的上下位置依印章来定，左右位置由字数来定，一般右空2-4字署名和印章：单一机关制发的公文在落款处可不署发文机关名称只标识成文时间并加盖印章（党的机关公文署名）附注：一般用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字，词目之间空1字，不用标点分隔一般情况下，一篇公文可标1～5个主题词，但最多不超过5个。
公文如有抄送，则在“主题词”下一行，左空1字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号印发机关多数不以行文机关名称出现，而只用机关办公室名称印发机关位于抄送机关之下占1行位置，用3号或4号仿宋体字印发机关左空1字，印发时间右空1字印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数字标识2．Word页面综合排版包括哪些内容，怎样操作？ 答：Word页面综合排版包括：文件-页面设置：纸张、页边距、页面方向、版式、文档网格；格式-字体：字体、字号、自形、颜色、效果、字符间距；格式-段落：对齐方式、缩进、段落间距、行间距；视图-页眉页脚：可以插入页码、页数、日期、时间、文字、图片；可以进行页面设置、页码格式设置 插入-页码：可以设置位置、对齐方式、页码格式3．Word图形绘制的方法与技巧？ 答：Word图形绘制：视图-工具-绘图，根据自选图形可以绘制简单图形也可以绘制复杂的组合图形绘制图形的方法：插入图形调整大小、线条和填充颜色调整多个要组合的图形的相对位置位置组合4．怎样进行文档保护？ 答：工具-选项-安全性：设置打开和修改文档时的密码，单击“文档保护”进行文档编辑和格式设置限制。
5．怎样将文档保存为模板，怎样应用？ 答：单击“文件-保存”，在弹出的对话框的保存类型中选择文档模板，输入名称，单击确定会保存到本机上的模板文件夹中，下次使用时单击“文件-新建”，选择本机上的模板，即可找到文档模板，应用时，选择文档类型 1.3.4项目步骤步骤:第一 页面设置制作页面根据文档所需要的要求第二 字体格式的设置 通过在格式里面设置字体，大小，颜色，字符间距，文字效果以及边框底纹和项目符号的设置是公文整齐，好看第三 段落格式的设置 通过在段落中队字的缩进、常规、间距的设置时来制定公文第四 图形绘制 因为在公文中，图形是不可缺少的一部分，比如说公章的制定，要通过多个图形的组合，位置的调整才能完成，所以说公文是一个文图共和的结合体，有了图的结合才能是一个完整的公文第五 页码 因为在公文中文章是很长的，有的几十页，为了方便，鲜明的让上级方便的了解文章的内容，在插入中直接插入页码 而页码中有外置 、对齐方式、格式三种形式，而他们有包括多种形式根据公文的要求制作页码第六 文档保护 在每一个有价值和保密性较高的公文中文档保护是十分重要的，为了泄密公文，我们就有必要对公文进行十分的保护而文档保护的制作也十分简单，在工具中有个选项，点开选项设置里面的安全性就可以了，设置密码。
第七 模板应用 模版的应用就是为了方便我们以后的运用而模版的制作就是另存文件，下面有保存文档选择模版文档就可以了1.4项目总结 公文制作十分简单，从这几个方面制作公文方便而又简洁，页面设置字体格式、段落格式、图形绘制、页码、文档保护、模板应用这几个方面也是制作公文的要求实训题目2 《word长文档排版》2.1实训目的1. 熟悉word页面格式设置、学会样式和格式的应用、长文档目录的提取、图片的调整和图片目录的提取2. 学会文档结构划分：分节、分页、奇偶页不同的页眉页脚和页码格式设置3．学会长文档制作过程中样式和格式应用的方法和技巧图片处理的技巧，页眉页脚的多种形式和不同的处理技巧4.掌握同类文档（如：企业宣传策划书、工程投标书、公司简报、财务分析报告书等）的制作方法与技巧2.2实训项目 《word长文档排版》2.3实训过程2.3.1项目意义 通过对《毕业论文》排版的过程，掌握同类文档（如：企业宣传策划书、工程投标书、公司简报、财务分析报告书等）的排版制作方法与技巧2.3.2项目规划1．查看教师下发的毕业论文文字素材和基本要求2．查看教师下发的长文档排版技巧参考资料。
3．学习（熟悉）公文制作中各项word技术4．根据素材和要求制作长文档2.3.3基本概念和操作1．word中 样式和格式的应用方法？答：第一 采用自动更新方式 第二 采用手动更新样式2．长文档目录的提取方法和操作？答：1． 定义标题的样式依次单击［格式］→［样式和格式］，在“样式和格式”任务窗格中单击“标题1”右侧的下拉三角，执行“修改”命令在“修改样式”对话框中设置合适的字体、字号、对齐方式等格式，这里设置为黑体、小三号、居中（如图1）依照上述步骤定义“标题2”、“标题3”的样式，当然也可以采用默认的标题样式2． 设置标题将热点定位在标题“第1章”处，单击任务窗格中的“标题1”按钮；将热点定位在标题“第1节”处，单击任务窗格中的“标题2”按钮……同理，整篇文档的标题按照层次关系应用合适的标题样式 生成目录 准备工作完成以后，就可以生成整篇文档的目录了实现步骤如下： 1. 选择插入目录的位置一般在文档的首部 2. 依次单击［插入］→［引用］→［索引和目录］，在“索引和目录”对话框中单击“目录”标签根据需要设置合适的显示级别，其余选项采用默认设置，最后单击［确定］按钮 3．图片目录的提取方法？答：在图片下面先注上题注，再再插入下面-引入——索引和目录——图文目录4．怎样划分文档的结构？答：选中不需显示的文本。
单击格式工具栏中的样式按钮（那两个AA 按钮或都｛格式｝｛格式与样式｝），右侧会出现｛格式与样式｝（所选文字的格式中显示的是当前文字的格式和级别如有“标题×××××”字样，则就是第三种情况），在“请选择要应用的格式”选择正文即可（如文本格式不合适可自行修改）5．奇偶页不同的页眉页脚和页码格式设置方法？答：先在页面设置里面设奇偶页不同，然后插入页眉页脚和页码2.3.4项目步骤步骤：第一：页面设置 设置页边距、版式、纸张等第二：论文样式设置 对文章的题目、字体、段落进行设置第三：目录设置 提取目录 图表目录的设置第四：公式、表、图的设置 2.4项目总结 《word长文档排版》相对来说工程量是十分巨大的，在这个设置过程中我们分别对页面、论文样式、目录进行设置，是文章整齐、大方而公式、表、图的设置时十分关键而且难度比较大，需要我们认真、细心的去设置，在这个过程中我们要整体设置才能表现出文章的直观美实训题目3 Excel数据分析与汇总3.1实训目的1．学会excel数据快速输入和选择性输入的方法2．学会excel表格设置的方法（单元格、表格格式、条件格式）3．学会用工作组的方法快速设置工作表格式。
4．通过制作评委打分系统学会Excel快速复制格式的方法，隐藏公式和零值，以及保护工作表的方法学会设置数据有效性的方法，学会sum函数、max函数、min函数、count函数、rank函数的使用5．通过制作工资管理系统学会，工作表之间的引用、学会vlookup函数、index函数、row函数、column函数的使用5．通过奖学金发放表的制作学会Excel复杂排序，分类汇总，页面设置、打印设置3.2实训项目 Excel数据分析与汇总3.3实训过程3.3.1项目意义 通过Excel数据分析与汇总练习，掌握excel工作表数据分析的方法3.3.2项目规划1. 查看教师下发的素材（表格）和题目2. 学习excel各项相关技术3. 按要求完成每一张工作表3.3.3基本问题1．怎样快速输入序号，怎样通过数据有效性中设置自定义序列的方法实现选择性输入？答：选择方格，在编辑——填充——序列2．请写出根据身份证号提取出生日期和性别的公式？答：=MID(D3,7,8) ——出生日期 =IF(MOD(MID(D3,17,1),2)=0,"女","男") ——性别3．怎样通过工作组的方法一次完成所有工作表的格式设置？答：先把工作簿全选上然后在设置某一个工作簿的格式4．在评委打分表中怎样一次将前10行的格式复制到15行？5．请写出第一个选手的最后得分公式？答：=ROUND(((SUM(C8:L8)-M8-N8)/(COUNT(C8:L8)-2)),2)6．怎样保护工作表，隐藏零值和公式？答：根据标题栏中的工具选项中的保护来保护工作表。
7．请写出生成工资条的公式？ 答：根据 基本工资=vooklop（A4，基本工资！A$3：E$15,5）3．怎样设置工作表每页打印标题行和相同的页脚？答;根据插入—引用做工作表的标题行和相同的页脚 3.3.4项目步骤步骤：Excel数据分析与汇总我主要根据老师的要求，对七张表分别根据不同的要求来完成表所需要的要求3.4项目总结Excel表在不是很熟的条件下做起来是比较难的，电信系学生花名册、学生花名册、武威职业学院奖学金发放表是比较容易的，而工资管理系统的分析是比较难的，我没有做成，还需在加强一步实训题目4 公司财务分析报告4.1实训目的1．了解公司财务分析报告的一般组成结构2．学会模板与母版的使用3．学会ppt中化文为图的方法与技巧4．学会ppt图形、表格、图表进行修饰、美化技巧5．掌握掌握页面布局的一般方法5.2实训项目 公司财务分析报告4.3实训过程4.3.1项目意义 通过对公司财务分析报告的制作，掌握同类ppt文稿（产品介绍、工作汇报等）的制作方法4.3.2项目规划1. 观看教师下发的素材和参考资料2. 学习ppt制作的关键技术3. 公司财务分析报告的设计制作。
4.3.3基本概念1．公司财务分析报告一般由那些页面组成？答：第一部分提要段 即概括公司综合情况，让财务报告接受者对财务分析说明有一个总括的认识第二部分说明段 是对公司运营及财务现状的介绍该部分要求文字表述恰当、数据引用准确对经济指标进行说明时可适当运用绝对数、比较数及复合指标数特别要关注公司当前运作上的重心，对重要事项要单独反映公司在不同阶段、不同月份的工作重点有所不同，所需要的财务分析重点也不同如公司正进行新产品的投产、市场开发，则公司各阶层需要对新产品的成本、回款、利润数据进行分析的财务分析报告第三部分分析段 是对公司的经营情况进行分析研究在说明问题的同时还要分析问题，寻找问题的原因和症结，以达到解决问题的目的财务分析一定要有理有据，要细化分解各项指标，因为有些报表的数据是比较含糊和笼统的，要善于运用表格、图示，突出表达分析的内容分析问题一定要善于抓住当前要点，多反映公司经营焦点和易于忽视的问题第四部分评价段 作出财务说明和分析后，对于经营情况、财务状况、盈利业绩，应该从财务角度给予公正、客观的评价和预测财务评价不能运用似是而非，可进可退，左右摇摆等不负责任的语言，评价要从正面和负面两方面进行，评价既可以单独分段进行，也可以将评价内容穿插在说明部分和分析部分。
第五部分建议段 即财务人员在对经营运作、投资决策进行分析后形成的意见和看法，特别是对运作过程中存在的问题所提出的改进建议值得注意的是，财务分析报告中提出的建议不能太抽象，而要具体化，最好有一套切实可行的方案2．什么是模板和母版，怎样应用？答：模版是别人设定好以后的ppt课件，你可以直接在设定好的位置输入内容，其他不用更改 母板则是由你自己设定的在每一页ppt上显示的固定内容，如ppt页码、作者、单位、徽标、固定词组等等 每个演示文稿至少包含一个幻灯片母版您可以更改幻灯片母版，修改和使用幻灯片母版的主要好处是，可以对演示文稿中的每张幻灯片进行统一的样式更改，包括对以后添加到演示文稿中的幻灯片的样式更改使用幻灯片母版可以让您节省时间，因为您不必在多张幻灯片上键入相同信息当您的演示文稿很长，其中包括大量幻灯片时，幻灯片母版尤其有用4.3.4项目步骤 步骤：第一，下载ppt模板，公司财务报告为了鲜明、直观的表达观点，ppt是比较好的一种，它能够通过图表、图片、框架式的方式表达观点 第二：页面布局，通过设置效果有幻灯片的形式来制作 第三：有图表、表格、图形来形象、鲜明、直观的把标题、段落、行间距分清脉络。
第四：色彩搭配要符合公司财务报告的主题，是财务报告大方、直观的表达应有的观点 第五:；总结 、结束4.4.4项目总结 公司财务报告，第一讲究主题鲜明，第二图形结合，直观大方，公司财务报告的制作我主要运用ppt的形式来分析了财务报告，在制作过程中运用了图、表、文字等多种形式的方法，在做的过程中，比较费力，因为财务报告了解不深，效果不太好，打饭还是很好的做完了，结束语、页面设置等。
